KISA MESAJ
SOHBET ODASI
ANKET
KÖŞE YAZILARI
Kenan ŞAHİN
PERFORMANS YÖNETİM SİSTEMİ
I. Kavramlar ve Tanımları
Günümüz kurumlarında/şirketlerinde karşılaşılan en önemli sorunlardan biri, çalışanlara verilen görevlerin ne ölçüde gerçekleştirildiğinin ya da onların iş görme yeteneklerinin ne olduğunun belirlenmesidir. Bu sorun, şirketlerde özellikle performans kavramının hızla önem kazanmasına yol açmıştır (Çalık, 2003).
Performans, bir çalışanın veya grubun, çalıştığı birimin/kurumun amaçlarına niteliksel ve niceliksel katkılarının toplam ölçüsü olarak tanımlanabilir.
Bu kapsamda, şirketlerin nitelikli insan kaynağına sahip olmaları için en doğru kişiyi işe almaları yeterli olmayıp, devam eden süreçte çalışanların yetkinlik ve becerilerini şirketin uzun vadeli stratejik hedeflerine direkt hizmet edecek seviyeye getirebilmek için etkili, her kesim tarafından kabul edilmiş ve destek verilmiş bir performans yönetim sisteminin kurulması ve işletilmesi çok önemli hale gelmiştir.
Performans Değerlendirme, çalışanların bireysel başarıları ile belirli süreçteki davranışlarını değerlendiren ve ölçen bir sistemdir. Genel olarak Performans Değerlendirme Sistemi sırasıyla hedef belirleme, hedef değerlendirme ve geribildirim adımlarının periyodik olarak tekrarlandığı bir süreçtir.
Performans Yönetim Sistemi; performans değerlendirmeyi de kapsayan daha uzun soluklu bir süreçtir. Sadece performansı ölçmek, performans yönetimi için yeterli değildir. Performans yönetimi; gerek kurumsal hedeflerin gerçekleştirilmesi, gerekse çalışanların bu konudaki katkılarının net olarak belirlenmesi suretiyle, hem bireysel hem de kurumsal performansların planlı bir gelişim sürecinin sağlanmasıdır.Farklı bir ifadeyle temelde stratejik bir kaynak olan insanı firma stratejileri ve hedefleri doğrultusunda doğru hedeflere yönlendirerek firma verimliliğini ve başarısını yükseltmeyi amaçlayan bir sistemdir.
Performans yönetim sisteminin amacı; kurumdaki çalışanların iyiden kötüye doğru sıralanması değil; kurumsal amaçların çalışanlar tarafından öncelikle anlaşılması, benimsenmesi ve hedeflerin herkes tarafından asgari seviyede yerine getirilmesinin temin edilmesidir. Dolayısıyla çalışanların iş memnuniyetinin ve motivasyonunun arttırılması, adil, eşit, eş zamanlı değerlendirme yapılmak suretiyle herkesin mutlu olduğu dinamik çalışma ortamının sürekli muhafaza edilmesidir.
II. Performans Yönetimi Sisteminin Aşamaları
A) Performansın Planlanması/Hedeflerin Belirlenmesi,
B) Yetkinlik Modelinin Oluşturulması,
C) Performans Değerlendirme Yöntemleri/ Performansın Değerlendirilmesi,
D) Performans Değerlendirme Sonuçlarının Kullanılması/ Ücretlendirme, Terfi, Kariyer Geliştirme, Eğitim vb.
A) Hedef Belirleme
Kurum yönetimleri tarafından belirlenen stratejik genel hedefler, gerçekleştirilmek üzere kurumun ilgili bölüm ve servislerine dağıtılır. Her organizasyonel birim kendi hedefleri doğrultusunda çalışanları arasında görev dağılımı yaparak, bu hedeflerin bireysel düzeyde belirlenmesi ve gerçekleştirilmesi sürecini yürütür. Böylece, kurumun stratejik genel hedefleri bireysel planlar/hedefler haline dönüşerek, genel amaçlarla bütünlük içinde gerçekleştirilmeye çalışılır.
Performans Değerlendirme Sistemlerinde belirlenecek hedeflerin; kesin, ölçülebilir, başarılabilir ve zamanı belirlenmiş diye tanımlayabileceğimiz 5 basamaktan oluşan kriterleri taşıması genel kabul görmüş bir uygulamadır. Literatürde bu kelimelerin İngilizce karşılıklarının baş harflerinden oluşan ve “SMART” olarak kısaltılmış hali kullanılmaktadır.
Specific-Kesin: Yanlış anlamaya sebep olmayacak şekilde çalışanın ve yöneticinin üzerinde anlaşarak belirlediği hedefler kişinin hedeflerini sahiplenmesi açısından önemlidir.
Measurable – Ölçülebilir: Hedeflerin ölçülebilir olması iletişimi kolaylaştırır ve hedeflerin doğru algılanmasını sağlar. Hedefler ve performans göstergeleri, ilgili oldukları her yerde aynı şekilde ifade edilmeli ve herkes tarafından aynı şekilde anlaşılmalıdır.
Achievable-Başarılabilir: Kişilerin kabul edilebilir bir çaba ile elde edebilecekleri, aynı zamanda sahip oldukları tüm potansiyeli kullanmaya zorlayacak türden hedefler konulması önemlidir.
Realistic-Gerçekci: Yöneticinin beklentileri firma planlarıyla uyumlu ve çalışanın gelişimini sağlayacak nitelikte hedefler olmalıdır. Yönetici, belirlenen her bir hedefin neden önemli olduğunu açıklamalıdır.
Time-Bound – Zaman Sınırlı: Her hedefin bir zaman çizelgesi olması gerekir. Ara değerlendirme tarihleri belirlenmeli, şartlar değiştiğinde nihai hedefler zamanında revize edilebilmelidir.
Konuyu somutlaştırmak adına örnek vermek gerekirse; Pazarlama servislerine; müşteri sayısı, yeni ürün sayısı, pazar payı, satış hacmi vs. alanlarında hedefler verilebilir. Pazar payını kendisine başarı göstergesi olarak seçen bir gıda şirketini esas alalım; şirketin bir önceki yıl ortalama %10’luk pazar payına sahip olduğunu varsayarsak, önümüzdeki yıl Pazar payını %15’e yükseltmeyi kendisine hedef olarak belirleyebilir.
B) Yetkinlik Modelinin Oluşturulması (Bir sonraki yazıda işleneceği için konu burada anlatılmamıştır.)
C) Performans Değerlendirme Yöntemleri
Performans değerlendirme sistemlerinde amaç, kurumsal performans içinde bireysel performansı ölçmektir. Bu nedenle, bireysel performansın ölçümü ile ilgili olarak belirlenecek kriterler, bireyin kişisel performansı ile ilgili olduğu kadar şirkete olan katkısını da içermelidir. Performans değerlendirme amacına yönelik çeşitli yaklaşımlar ve yöntemler kullanılmaktadır. Bu yöntemler arasında; kritik olay yöntemi, amaçlara göre değerlendirme yöntemi, davranışsal beklenti yöntemi, ölçeklere göre değerlendirme yöntemi, grafik değerlendirme yöntemi, puanlandırma cetvelleri, öz değerlendirme, kompozisyon yöntemi ve 360 derece değerlendirme yöntemini saymamız mümkündür (Uyargil, 1994; Kueng, 2000).
360 Derece Performans Değerlendirme
Bu çalışmada ele alacağımız yöntem ise, en çok tercih edilmesi sebebiyle 360 derece performans değerlendirme yöntemidir. Yöntemin adındaki 360 derece, değerlendirilen kişinin çevresi ve görevi gereği ilişkide bulunduğu herkesi ifade etmek amacıyla kullanılmaktadır (Argon ve Eren, 2004).
360 derece performans değerlendirme yöntemi, çalışanın performansının; iş arkadaşları, yöneticileri, kendisine doğrudan bağlı çalışanları, iç ve dış müşterileri ile kendi-kendisini değerlendirmesi sürecidir (Ludeman, 2000; Vinson, 1996).
Esas olarak, 360 derece performans değerlendirmeyi diğer değerlendirme yöntemlerinden ayıran temel fark, geri bildirim boyutudur. 360 derece değerlendirme, kurumun bütün fonksiyonlarının ahenkli bir şekilde çalışmasının teminatı, hem örgüte hem de çalışanlara geri bildirim vermesi açısından yönetsel yapının en önemli bilgi kaynağı durumundadır (www.ugurzel.com/360_derece_performans.htm).
D) Performans Yönetim Sistemi Kullanım Alanları
Performans yönetimi bir iyileştirme ve geliştirme sürecidir. Bu nedenle diğer yönetim süreçlerini bu doğrultuda destekler. Bu yönetim süreçlerinden bazılarına aşağıda yer verilmiştir.
1) Personel Planlama
Organizasyonların amaçlarına ulaşabilmeleri için gerekli nitelik ve sayıdaki personelin belirlenmesi amacı ile yapılan planlama çalışmalarında, mevcut personelin performans düzeylerine ilişkin veriler esas alınmaktadır. Performans değerlendirme sonuçları terfi ve tayinle ilgili kararların belirlenmesi yolu ile personel planlama işlevine doğrudan katkı sağlayan bir sistemdir.
2) Eğitim İhtiyacının Belirlenmesi
Kurumlarda çalışanların eğitim yoluyla geliştirilmesi ve eğitim faaliyetlerinin başarısı, bu faaliyetlerin iyi planlanmasına bağlıdır. Eğitimde iyi bir planlama yapabilmek için kimin, hangi konuya, ne zaman, ne ölçüde eğitim ihtiyacı olduğunu belirlemekle mümkün olur. Bu süreçte performans değerlendirme faaliyetlerinin sonuçlarından yararlanılır.
Özellikle performans değerlendirme mülakatlarının yapıldığı süreçlerde çalışanların eğitim ihtiyaçlarının da tespit edileceği kabul edilir.
3) Ücret Yönetimi
Performans değerlendirmenin en kritik amaçlarından diğeri de değerlendirme sonuçlarının ücret-maaş yönetimi sisteminde kullanılmasıdır. İşletmelerimizin çoğunda doğrudan ya da terfiler yolu ile dolaylı olarak performans değerlendirme sonuçları kişilerin ücretlerine yansıtılmaktadır.
Performans değerlendirme sisteminin kişileri motive edici olabilmesi performans ile ödül sistemleri arasında sıkı bir bağ kurulmasıı ve kişinin de bu ilişkiyi açıkça görebilmesi önerilmektedir. Bu yapmanın en iyi yolu da ücret, maaş, prim, komisyon vb. parasal ödüllerin belirlenmesinde diğer bazı kriterlerin yanı sıra, kişinin performans değerlendirme sonuçların da veri olarak kullanılmasıdır.
4) Kariyer Geliştirme Sistemi
Günümüz işletmeleri insan kaynaklarının verimliliğini ve etkinliğini artırabilmeleri için kariyer geliştirme programlarına ve çalışan memnuniyetine büyük önem vermeleri gerekmektedir.
Sonuç olarak; 21.nci yüzyılda hayatta kalabilmek için teknolojik dönüşümleri yaşamak hiçbir zaman yetmeyecek yönetsel etkinlik ve kurumsal verimliliğin anahtarı “İNSAN” olacaktır.
Bu konuda unutulmaması gereken en önemli nokta; performans yönetiminin kesinlikle bir amaç değil araç olduğudur. Önemli olan performans değerlendirme sürecini bir araç olarak kabul edip, bu süreçte elde edilen verileri en doğru amaca yönelik olarak kullanabilmektir.
Bilinmelidir ki, “müşteri memnuniyeti, çalışan memnuniyetinden geçer” halk deyimiyle memnun bir çalışan müşteriye gülümser, memnun olmayan çalışan ise sırıtır.
Saygılarımla,
Kenan ŞAHİN
